Coordonnateur(trice) du Centre de services partagés RH

Aperçu du poste / Objectif

Le ou la Coordonnateur(trice) du Centre de services partagés RH (HR Shared Services Center) joue un rôle clé dans la prestation du soutien administratif et transactionnel RH de première ligne tout au long du cycle de vie des employés. À titre de principal point de contact pour les employés, les gestionnaires et les parties prenantes internes, cette personne assure la prestation efficace des services RH tout en maintenant des données exactes, complètes et à jour dans le système d’information des ressources humaines (SIRH).

Ce poste est responsable de la gestion des demandes reçues par le système de billetterie du Centre de services partagés RH, du traitement des transactions liées au cycle de vie des employés (embauche, départ et modifications des données des employés) ainsi que du soutien aux changements organisationnels, y compris les changements de poste, les mises à jour des liens hiérarchiques et d’autres modifications des dossiers employés.

Le ou la titulaire effectue des audits réguliers afin d’assurer l’intégrité des données, produit des rapports récurrents et ponctuels, administre des processus de conformité tels que E-Verify pour les employés américains et contribue à divers programmes et initiatives RH.

Cette personne traite les transactions RH de manière rapide et précise, respecte les procédures établies et les niveaux de service attendus, tout en maintenant le plus haut niveau de confidentialité. Le poste exige un grand souci du détail, d’excellentes aptitudes organisationnelles et de saisie de données, une approche orientée vers le service à la clientèle ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément dans le respect des échéances.

Responsabilités

• Service à la clientèle bilingue : Agir comme premier point de contact pour les employés actuels et potentiels d’ALDO en répondant à une grande variété de questions et de demandes liées aux RH. Analyser, résoudre ou acheminer les demandes conformément aux ententes de niveau de service (SLA). Favoriser une expérience employé positive et fournir l’accompagnement approprié.
• Gérer et documenter les demandes des employés et des gestionnaires dans la plateforme de billetterie RH, en assurant une catégorisation, un suivi et une résolution précis des requêtes.
• Respecter les normes de qualité et les niveaux de service établis tout en offrant une expérience employé exceptionnelle.
• Recrutement : Soutenir efficacement le processus d’embauche dans le SIRH et résoudre les problèmes liés à l’utilisation du système de suivi des candidatures (SuccessFactors).
• Intégration (Onboarding) : Veiller à ce que toutes les activités préalables à l’embauche soient complétées avant la date d’entrée en fonction. Gérer les processus de conformité I-9 et E-Verify et assurer une intégration harmonieuse des nouveaux employés. Effectuer les suivis nécessaires auprès des gestionnaires et des employés afin d’obtenir les informations requises et offrir un soutien en cas de blocage.
• Départ des employés (Offboarding) : Soutenir le processus de départ, y compris les transactions requises dans le SIRH (SuccessFactors).
• Administration des avantages sociaux : Veiller à ce que les informations relatives aux régimes soient exactes et correctement reflétées dans les profils des employés.
• Maintenir l’intégrité du SIRH en mettant à jour les dossiers des employés et en effectuant régulièrement des audits ainsi que des validations de données dans SuccessFactors.
• Faire preuve de proactivité dans l’identification d’occasions d’amélioration continue et contribuer à l’optimisation des procédures, outils et documents internes et externes du Centre de services partagés RH.
• Produire, valider et distribuer des rapports RH récurrents et ponctuels tout en garantissant l’exactitude des données et la confidentialité des informations.
• Gérer et traiter les demandes de lettres d’emploi, de vérifications d’emploi et d’autres documents administratifs liés aux RH.
• Contribuer à l’atteinte des indicateurs de performance de l’équipe liés à la qualité du service, aux délais de réponse et à l’exactitude des données.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent (ressources humaines, administration des affaires ou administration) et/ou de 1 à 3 années d’expérience en ressources humaines, en administration, en service à la clientèle ou dans un environnement de services partagés.
• Expérience démontrée dans la prestation d’un service à la clientèle de grande qualité auprès de clients internes et externes, avec un souci marqué du détail et du respect des standards de qualité.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellentes compétences en saisie et gestion de données.
• Maîtrise de base à intermédiaire de Microsoft Excel, incluant les fonctions RECHERCHEV (VLOOKUP), la validation de données, le filtrage et le tri.
• Capacité éprouvée à demeurer organisé(e), à établir les bonnes priorités et à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
• Capacité à développer et maintenir des relations de travail efficaces.
• Solides aptitudes en résolution de problèmes et capacité à faire preuve d’initiative.
• Une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise en raison des interactions fréquentes avec des partenaires, clients et/ou collègues situés à l’extérieur du Québec dont la langue de travail principale est l’anglais. La capacité à communiquer efficacement en français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est également considérée comme un atout.
• Expérience avec un système d’information des ressources humaines (SIRH); une expérience avec SuccessFactors constitue un atout.